Hvilke krav skal man stille til en digital notesbog?
Jeg har længe villet finde en digital løsning, der kunne erstatte den fysisk notesbog. Jeg har erkendt, at det går hurtigere at tage noter på gammeldags vis med en pen og en notesbog. Så kan jeg finde en digital løsning, der løser alle mine behov?
Først skal jeg have afklaret mine behov til denne løsning!
Den klassiske notes bogs begrænsninger:
Som mange andre, så tager jeg noter i en klassisk notesbog. Notesbogen er i A5 format og nem at have med mig rundt og ikke mindst nem at skrive noter i. Jeg har erkendt, at det er hurtigere for mig at tage noter i hånden med en pen og en klassisk notesbog. end at sidde ved et tastatur, når jeg sidder til møder eller konferencer. Nogle gange bruger jeg min PC til at fremvise en præsentation på en skærm, hvilket gør det svært for mig, at tage noter på PC’en på samme tid.
Men jeg kan ikke bruge disse noter i en email uden at skulle skrive dem igen og jeg kan ikke gemme mine noter fx. på en kundesag. Det er svært at linke en note på en kundesag på een side, med noter som jeg tager på et møde 14 dage efter på andre sider. Endelig vil jeg gerne hurtigt kunne finde frem til noter, som jeg måske tog hos en kunde for 2 år siden (som nok er skrevet i en nu fyldt notesbog). Jeg er sårbar, hvis jeg mister min notesbog. Hertil kommer sikkerheden omkring de noter, som jeg har taget i denne notesbog.
Jeg har ledt efter en bedre løsning i nogle år og har testet flere løsninger. Du kan læse mine indlæg om Rocketbook og Remarkable her. Jeg har også testet en løsning bestående af et transportabelt Zagg tastatur og en smartphone.
Det betyder, at jeg mener at have afdækket mine behov og jeg har en god formodning, at du vil have de samme, og kan bruge mine tests til at guide dig selv.
“Smart papers”, “e-Paper”, “eInk” eller “eNotebook”.
I de sidste par år har jeg set at der kommer flere og flere løsninger på markedet. Der er opstået en ny hardware kategori op, som ligner en tablet, men som primært er et noteværktøj. Nogle af disse løsninger har ekstra funktioner, som fx. et kamera, en browser, vil kunne læse eBooks. Men de har ikke en farveskærm og kan fx. ikke bruges til at se Netflix, gå på Netbank, osv, som man kan på en klassik tablet. Disse enheder er naturligvis billigere end en klassisk tablet.
Jeg har endnu ikke set en fællesbetegnelse for denne kategori. Jeg vælger at bruge betegnelsen “eNotebook” i mine kommende tests og indlæg.
I min søgning efter den perfekte digitale løsning er jeg blevet klar over de krav, som jeg har til denne løsning.
Den skal kunne transskribere mine – danske – kragetæer!
Naturligvis skal genkendelsen af min håndskrift være let og hurtig. Min skrift skal transskriberes til maskine tekst hurtigt uden for mange “fejl”, fordi programmet ikke kan tolke min håndskrift. Her må der gerne være en ordbog, der retter i) mine fejl eller 2) læsefejlene.
Blot for at sætte scenen, så skriver jeg meget i hånden. Jeg lærte skråskrift i mine unge år og nyder at skive med min fyldepen. Min håndskrift har igennem årene udviklet sig til en blanding af flere stilarter og når det skal være hurtige noter til mig selv, så kan det tangere en læges kragetæer. Jeg har også lært, at når jeg skriver hurtigt, så kan det blive svært at bladre igennem mine notesbøger for at finde en bestemt note. Derfor har jeg igennem årene udviklet en version af blokbogstaver, som skaber et let overblik. Men denne skrift form tager længere tid end den flydende skråskrift. Derfor ville det optimale være, at løsningen kan læse mine kragetæer og med den hastighed som jeg foretrækker at skrive i.
Brug maksimalt 2 note-apps, som kan bruges cross-platform.
Jeg skal ikke have mere end to note systemer. Et system til at tage arbejdsrelaterede noter i og et til mine private noter. Ja…jo, man kunne godt nøjes med at have arbejds- og private noter i samme løsning, men det giver nogle udfordringer, hvis man bruger en privat installeret app til arbejdsrelaterede noter, se uddybningen nedenfor. Hvis du vælger at stoppe i virksomheden, så vil du gerne beholde dine private noter. Endelig skal jeg ikke have mine noter liggende i forskellige løsninger, som blot betyder at jeg ikke kan huske, hvor jeg skrev denne note ned. Med et privat system og et arbejdsrelateret system, så er det let at finde.
Jeg er også blevet klar over at jeg ikke skal have nogle noteløsninger, der betyder at jeg skal flytte mine skrevne noter over til andre systemer, fx. i PDF-format, copy-paste fra en “mellemstation”, osv. Jeg ønsker at være så effektiv, som muligt og ikke lave dobbelt arbejde!
Mine noter til en konference skal let kunne overføres til fx. en Powerpoint eller ind i fx. en e-mail; det kan jeg ikke, når noten gemmes som en PDF-fil
Endelig skal disse notesystemer være “cross-platform”. Det vil sige at jeg skal kunne tilgå disse noter på min android smartphone, en iPad, min Windows PC eller min Apple Mac, og naturligvis denne “eNotebook”. Opdaterer jeg en note på min PC, så skal dette synkroniseres automatisk til samme note på min smartphone.
Min virksomhed skal beskytte mine arbejdsrelaterede noter.
Det er vigtigt for min virksomhed at have styr på sikkerheden omkring mine noter. Disse noter kan indeholde hemmeligheder, være sensitive, være underlagt GDPR-regler, være fortrolige, osv. Og så er det faktisk en del af virksomhedens “ejendom”. Disse noter om en kunde eller et projekt kan være afgørende for virksomheden, hvis jeg skulle forlade den. Derfor skal virksomheden kunne beskytte disse noter.
Mange virksomheder tænker ikke over, at der kan ligge stærkt fortrolige noter i de mange gammeldags notesbøger, som medarbejderne går rundt med. Virksomheden gør meget ud at beskytte mails, dokumenter, ja sågar noter taget på en PC, mv. men jeg ser sjældent virksomheder, der har en sikkerhedspolitik omkring håndskrevne noter.
Løsningen kan være lige til: virksomheden skal vælge ét notesystem. Det kunne være fx. være Microsoft OneNote, som ofte indgår i Office365 licensen, som virksomheden måske allerede har. Udrulles denne app på en tablet eller smartphone ved hjælp af et device management system, så har virksomheden godt styr på noterne og sikkerheden omkring disse noter.
Mine krav til den digitale notesbog:
Jeg har derfor kunne sammenfatte mine klare krav til den digitale notesbog baseret på mine erfaringer. Jeg har samlet disse krav herunder. Listen er rangeret.
- løsningen skal være let og hurtig at gå til. Det skal være som at tage sin notesbog ud af tasken, slå op på en side og skrive med det samme.
- jeg skal kunne skrive med en medfølgende pen, der ligger godt i hånden og ikke føle en forsinkelse (“latency”) imellem pen og skærm
- løsningen skal kunne aflæse min danske håndskrift og straks “oversætte” det til maskintekst.
- jeg skal kunne tegne figurer, mv, som skal indgå i disse noter.
- indbygget ordbog, der retter mine fejl.
- min håndflade skal kunne ligge på skærmen uden at slette det jeg allerede har skrevet eller tegnet.
- jeg skal maksimalt bruge 2 forskellige note apps: en til private noter og en til arbejdsrelaterede noter.
- mine noter skal være mulige at kopiere til fx. denne blog, en email eller Word dokument
- noterne skal gemmes i en EU-cloud løsning, så jeg også kan tilgå dem på 1) min smartphone og 2) PC,
- noterne skal ikke være låst til kun at skulle bruge enheder fra samme leverandør.
- må gerne kunne annotere direkte på PDF-dokumenter.
- må gerne kunne tage billeder, som let kan indsættes i en note.
- lang levetid på batteriet
- Rimelig pris og gerne uden abonnement ordninger.
- Må gerne have en længere levetid end min smartphone, minimum 3 år.
Det er altså vigtigt for mig hurtigt at kunne skrive en note, som jeg skal kunne tilgå på andre enheder og min danske håndskrift skal være transskriberet til maskinskrift.
Hvorfor ikke nøjes med at tage noter på min smartphone?
Jeg har tidligere lånt en Samsung Note10+ som havde en lille pen indbygget, på samme måde som en Samsung Galaxy S21 Ultra har det i dag. Den gang var softwaren ikke optimal og jeg ville ikke bruge forskellige notesystemer. Udfordringen lå også i at skærmen var for lille til at tage noter på under et møde. Jeg tegner mange procesdiagrammer og mindmaps, og vil derfor gerne have et større overblik.
Endelig betyder økonomi også noget. Jeg bruger pt. en Nokia G60 5G smartphone, som koster ca. kr. kr. 2.100 for tiden. Den mindste Samsung Galaxy S22 Ultra med denne pen koster immervæk pt. ca. kr. 7.000,- (få uger inden afløseren kommer på markedet.)
Valg af notesystem.
Der findes mange forskellige notesystemer: Microsoft OneNote, Googles Keep og Evernote er nok de mest kendte, som samtidig er platform uafhængige og endelig cloudløsninger.
Jeg har været ganske tilfreds med Evernote, men da jeg bruger OneNote ifm. med mit arbejde, og OneNote til privatbrug tilmed er ganske gratis, så passer det mig bedst at have ét system, som jeg skal kende strukturen på. Jeg ved hvor de forskellige funktioner er og hvordan de benyttes. Det gør mig mere effektiv.
I mine daglige rådgivning bliver jeg spurgt af mange virksomheder om hvilken enhed, som jeg vil anbefale. Jeg vil ikke anbefale nogen bestemt enhed, men jeg vil gerne tage dialogen omkring deres brugeres konkrete behov og sætte disse i relation til “mine” krav, som du har læst her ovenfor.
Jeg har fået mulighed for at teste et par løsninger. Dem vil du kunne læse i den kommende tid og de vil tage udgangspunkt i disse krav i dette indlæg.
Jeg vil super gerne høre fra dig, hvis du har andre krav eller vinkler på dette.
